Szukasz innowacyjnych rozwiązań do prowadzenia własnego biznesu? Sprawdź, czym jest kasa wirtualna. Z poniższego artykułu dowiesz się, co wyróżnia wirtualną kasę fiskalną od pozostałych kas dostępnych na rynku oraz jak w szybki i łatwy sposób możesz dzięki niej zaoszczędzić.

Kasa wirtualna fiskalna – czym jest? 

Kasa wirtualna w odróżnieniu od kas online oraz standardowych kas fiskalnych to kasa w postaci oprogramowania. Można ją zainstalować na laptopie lub innym urządzeniu przenośnym. Do poprawnego funkcjonowania kasy wirtualnej należy również mieć drukarkę, która wydrukuje paragon w formie papierowej. 

Ministerstwo Finansów udostępniło 1 czerwca 2020 roku możliwość korzystania z kas wirtualnych określonym grupom podatników. Głównym celem wprowadzenia kas wirtualnych było wsparcie w uszczelnieniu systemu podatkowego VAT. 

W Polsce kasy wirtualne regulowane są przez trzy rozporządzenia, które także wprowadzono w życie 1 czerwca 2020 roku. 

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.

Wdrożenie kas wirtualnych

Z kasy wirtualnej można korzystać tylko i wyłącznie, jeśli ma ona potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar (GUM), że spełnia wymogi ujęte w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.  Niestety producenci kas wirtualnych wciąż borykają się z uzyskaniem homologacji, przez co podatnicy nie mają jeszcze pełnej możliwości korzystania z tego rozwiązania.

Tak jak w przypadku standardowych kas fiskalnych, wirtualne kasy również wymagają fiskalizacji, której dokonuje się w trybie kasy. Należy również pamiętać o stabilnym połączeniu, dzięki któremu użytkownicy będą mogli przesyłać dokumenty do Centralnego Repozytorium Kas. 

Branże, które obecnie mogą korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej, są określone w rozporządzeniu. O tym, a także o prawie do ulgi na zakup wirtualnej kasy fiskalnej, szczegółowo pisaliśmy w naszym poprzednim artykule. 

Raporty dobowe i okresowe z kas wirtualnych

Przepisy dotyczące tradycyjnych kas fiskalnych mają również zastosowanie w przypadku kas wirtualnych. Podatnicy, którzy chcą korzystać z kasy fiskalnej w postaci oprogramowania, mają również obowiązek generowania raportów dobowych oraz okresowych. Przypominamy, że wszystkie raporty dobowe powinny być generowanie po zakończeniu sprzedaży w danym dniu i nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Raporty okresowe natomiast należy wygenerować po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu i do 25 dnia kolejnego miesiąca. 

E-paragony

Wszyscy podatnicy prowadzący sprzedaż, mają obowiązek wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych. W przypadku kas wirtualnych istnieje również możliwość wystawiania paragonów w formie elektronicznej. Jeśli klient wyrazi zgodę na wystawienie e-paragonu, podatnik może przesłać go drogą mailową, bądź smsem na wskazane przez nabywcę dane. 

Kasa wirtualna, dlaczego warto?

Korzystanie z wirtualnej kasy fiskalnej niesie za sobą kilka korzyści. Według Ministerstwa Finansów jedną z nich jest zaniechanie czynu nieuczciwej konkurencji, stąd też rozporządzenie w pierwszej kolejności obejmuje branże, w których ten ma najczęściej miejsce.

Dla podatników wirtualne kasy to przede wszystkim niższe koszty. Nie muszą posiadać osobnych urządzeń. Wystarczy tylko oprogramowanie, które można zainstalować na własnym urządzeniu. Dodatkowo wirtualna kasa jest prosta i wygodna w użytkowaniu. 
Kasa wirtualna to również gwarancja lepszego zabezpieczenia danych. Często słyszy się o zgubionych lub wyblakłych paragonach. W przypadku wirtualnej kasy możemy mieć natychmiastowy dostęp do wystawionych e-paragonów, gdziekolwiek się znajdujemy. To rozwiązanie jest również korzystne z punktu ekologii. Nie generujemy w ten sposób więcej śmieci, toksycznych dla ludzi paragonów, a tym samym dbamy o zasoby naturalne. 

Mobikasa – kasa wirtualna 

Przykładem kasy fiskalnej w formie oprogramowania jest Mobikasa. To kasa wirtualna tworzona na system Windows. Aktualnie nad oprogramowaniem pracuje zespół specjalistów IT, a droga do certyfikacji kasy jest coraz krótsza. Więcej o funkcjonalności Mobikasy znajdziesz TUTAJ.