Paragony fiskalne to element, o którym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż. Sprzedawca podczas sprzedaży produktów ma obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego lub faktury, ale także może dokonać sprzedaży bezrachunkowej. Warto podjąć ten temat pod kątem kas fiskalnych online oraz naszej wirtualnej kasy fiskalnej, ponieważ często pojawiają się problemy ze zrozumieniem specyfiki e-paragonów. Czy wysyłanie paragonów fiskalnych mailem jest w ogóle możliwe i zgodne z przepisami? 

Zacznijmy od podziału paragonów fiskalnych. Dostępne w Polsce postacie paragonów fiskalnych:

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT, przedsiębiorcy mogą wystawiać paragony fiskalne za zgodą nabywcy i przesyłać go w sposób z nim uzgodniony. 

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Elektroniczny paragon – paragony fiskalne

Jak widać, przepisy ustawy o VAT wyraźnie więc dopuszczają możliwość wydawania e- paragonów z kas rejestrujących. Dotyczy to zarówno kas online jak i wirtualnej kasy. Dzięki takim przepisom, podatnicy zyskali możliwość wprowadzania nowych rozwiązań. Konsumenci zatem mają wybór formy paragonu jaki preferują, co jest niewątpliwie jedną z głównych zalet rozwiązania wirtualnej kasy – brak narzucania wyboru. Wielu konsumentów może zdecydować się na elektroniczną wersję, nie tylko z powodów ekologicznych, ale również jako wygodniejszej formy w przypadku reklamacji lub zwrotu towaru.

Dla firm, które kupują towary na paragon fiskalny uznawany za fakturę uproszczoną, otrzymanie e-paragonu również może okazać się strzałem w dziesiątkę. W razie zaginięcia lub zagubienia takiego paragonu fiskalnego, nie przewiduje się duplikaty. Dotyczy to również faktur uproszczonych. Jeżeli kwota na takiej fakturze nie przekracza 40 zł brutto, nie ma możliwości duplikacji jej. W takim przypadku posiadanie e-paragonu, może uchronić przed takimi problemami. Można je przechowywać w wielu miejscach – w chmurze lub nawet na pendrive (wedle uznania). 

Przechowywanie e-paragonów

Do obowiązków podatnika należy również przechowywanie faktur, tak aby zapewnić im czytelność. W przypadku paragonu fiskalnego może być to w wielu przypadkach utrudnione. Zazwyczaj takie papiery przechowywane są w teczkach księgowych i już po kilku miesiącach może być problem odczytaniem treści. Takie sytuacje nie zastąpią w przypadku e-paragonu, dlatego ten rodzaj paragonu może pomóc przedsiębiorcom prowadzącym własną firmę w wielu przypadkach i tak jak udowodniliśmy – jest jak najbardziej zgodny z prawem.